Мұрағат ұйымның қызметі процесінде пайда болған тұрақты, уақытша сақталатын, сондай-ақ жеке құрам бойынша, ұйымның(мекеменің) іс қағаздарын жүргізу аяқталған және құндылығына сараптамадан өткен, құжаттарды,сондай-ақ осы Қағиданың талаптарына сәйкес қалыптастырылып,  ресімделген әрі сот ісін жүргізу, құжаттама жасау және құжаттаманы басқарусаласындағы нормативтік құқықтық актілерде белгіленген тәртіппен қабылдайды.

Қойылған талаптар бұзылып, ұқыпсыз ресімделген сот істері мен құжаттар мұрағатқа қабылданбайды.

Мұрағатқа алдыңғы ұйымдардың(мекемелердің), сондай-ақ, таратылған ведомстволық бағынысты ұйымдардың (мекемелердің) да құжаттары тапсырылады.

Құрылымдық бөлімшелерден ұйымдық-өкімдік құжаттамабар істерді (нарядтарды) мұрағат қызметкеріқабылдайды, өткізу тізімдемесінің негізінде құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын қызметкердің қатысуымен:

1) осы тізімдеме бойынша тапсырылатын істердің (нарядтардың)нақты болуын істер (нарядтар)тізімдемесіндегі қорытынды жазбаға сәйкестігін;

2) Істер номенклатурасы бойынша уақытша сақталатын (10 жылға дейінгі) істердің (нарядтардың)бар болуын;

3) істер (нарядтар) парақтарының нөмірленуін істер (нарядтар) тізімдемесінің деректерімен;

4) істер(нарядтар) құжаттарының ішкі тізімдемесінің бар болуын және дұрыс толтырылуын;

5) істің (нарядтың) куәландыру парағының бар болуын;

6) мұқаба деректемелерінің істер (нарядтар) тізімдемесіндегі тиісті жазбалармен сәйкестігін;

7) тапсырылатын істердің (нарядтардың) физикалық жай-күйін тексереді.

 Дыбыс-бейне жазу құжаттамасы мұрағатына мынадай түрде түседі:

1) іс жүргізумен аяқталған, ұйымның (мекеменің) немесе оның құқықтық мирасқорларының қызметінде пайда болған дыбыс-бейне жазу құжаттар;

2) ұйымда (мекемеде) дайындалған немесе басқа ұйымнан (мекемеден) түскен әртүрлі ақпарат тасығыштағы дыбыс-бейне жазу құжаттарының түпнұсқалары және көшірмелері.

Дыбыс-бейне жазу құжаттамасын сақтауға қабылдау кезінде мұрағат қызметкері  өткізу тізімдемесі бойынша құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:

құжаттардың жинақтылығын;

құжаттардың физикалық сақталуын;

қоса берілетін мәтіндік ілеспе құжаттаманың жинақтылығын тексереді.

Электрондық құжаттарды өткізу тізімдемесі бойынша қабылдау процесінде:

1) мұрағатқа тапсыруғаарналған тасығыштардың физикалық жай-күйі;

2) тасығыштарға электрондық құжаттар ақпаратының жазылуы;

3) жазбаның сапасы;

4) электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның сипаттамасы;

         5) сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне (футлярларда) тізімдемеге сәйкес мұрағаттық шифрлардың қойылуы;

6) ілеспе құжаттаманың жинақтылығының дайындығы тексеріледі.

Электрондық құжаттардың ілеспе құжаттамасында мынадай ақпарат көрсетіледі:

құжаттың атауы;

ол жасалған күн;

мазмұнының сипаттамасы (аннотациясы);

электрондық форматы және электрондық цифрлық қолтаңбаның алгоритмі;

физикалық және логикалық құрылымы (дерекқорлар, сайттар және т.т. үшін);

құжаттың көлемі (дерекқорлар үшін қосымша – жазбалардың көлемі).

Іс қағаздарын жүргізумен аяқталған ұйымдық-өкімдік құжаттама бар істер(нарядтар)оларды қалыптастыру орындарында сақтау мерзімі өткенен кейін осы Қағиданың 6-қосымшасына сәйкес қабылдау-өткізу тізімдемесі бойынша, бөлек толтырылып мұрағатқа тапсырылады:

1) тұрақты сақталатын істер (нарядтар);

2) жеке құрам бойынша істер (нарядтар);

3) уақытша сақталатын (10 жылдан астам) істер(нарядтар);

4) уақытша сақталатын (10 жылға дейінгі) істер (нарядтар);

Қабылдау-өткізу тізімдемесінің 1-бағанында ұйымдық-өкімдік құжаттамабар істердің(нарядтардың) жалпы нөмір қойылады, әрбір іске (нарядқа), томға, бөлікке жеке нөмір қойылады.

«Істің индексі»деген 2-бағанға Істер номенклатурасынан істердің (нарядтардың), журналдардың, карточкалардың тиісті индекстері тасымалданады.

«Істің (томның, бөліктің) тақырыбы»деген 3-бағанға тапсырылатын істердің (нарядтардың) Істер номенклатурасы бойынша тақырыптары қойылады, жеке істер үшін қосымша – қызметкердің тегі, аты және әкесінің аты жазылады. Мысалы: «Сейітов Мейрам Жүнісұлы».

«Істің (томның, бөліктің) күні» деген 4-бағанда істердің (нарядтардың) күндері немесе істердің (нарядтардың) шеткі күндері қойылады.

«Істегі (томдағы, бөліктегі) парақтардың саны»деген 5-бағанға істегі (нарядтағы) парақтардың саны қойылады.

6-бағанда істерді (нарядтарды) сақталу мерзімдері Істер номенклатурасына сәйкес мынадай құжаттар үшін көрсетіледі:

         тұрақты мерзім сақталатын құжаттары үшін –«Тұрақты»деген белгі;

жеке істер үшін – сақтау мерзімі және «СТК»деген белгі (Істер номенклатурасына сәйкес);

уақытша сақталатын (10 жылдан астам)– сақтау мерзімі және «СТК» деген белгі(Істер номенклатурасына сәйкес);

уақытша сақталатын (10 жылға дейінгі)– сақтау мерзімі аяқталатын жыл және«СТК»деген белгі(Істер номенклатурасына сәйкес).

 «Ескертпе» деген 7-бағанға істердің (нарядтардың) физикалық  жай-күйінің ерекшеліктері туралы, істерде (нарядтарда)«Қызмет бабында  пайдалану үшін»дегенбелгісі бар таратылуы шектеулі құжаттардың болуы туралы белгі қойылуы мүмкін.

Қылмыстық, азаматтық және әкімшілік құқық бұзушылықтар туралы істер «Төрелік» АЖ дерекқоры істерін тіркеу журналының және карточкалардың (есепке алу-статистикалық, электрондық) деректеріне сәйкес мұрағатқа тапсырылады.

Құрылымдық бөлімшенің тиісті қызметкері (іс қағаздарын жүргізуші немесе сот отырысының хатшысы) істерді (нарядтарды) тапсыру нәтижелерін қабылдау-өткізу тізімдерімен ресімдейді, оларда мыналар көрсетіледі:

1) қылмыстық істер бойынша – сотталған адамдардың ТАӘ, баптар;

2) азаматтық істер және әкімшілік құқық бұзушылық туралы істер бойынша – тараптардың (талапкердің, жауапкердің)деректері, мәні, сондай-ақ мынадай деректер: шеткі күндері, парақтар саны, істерді тапсыру күні, істердің жалпы саны және олардың тіркеу нөмірлері (номенклатура бойынша индекс).

Ағымдағы жылдың (қадағалау, кассациялық, апелляциялық, бақылау) ісжүргізулері белгіленген нысанда қабылдау-өткізу тізімдемесі бойынша тапсырылады, олардың қалыптастырылуы орнында немесе мұрағатқа тапсырылғанға дейін БҚҚ-нің арнайы бөлінген бөлмесінде сақталады.

Қабылдау-өткізу тізімдемесі екі данада басылады, олардың біреуі ағымдағы мұрағат үшін жауапты қызметкерде, екіншісі – тиісті құрылымдық бөлімшеде сақталады.

Қабылдау-өткізу тізімдемесіне соттың төрағасы бекітетін құрылымдық бөлімшелер қызметкерлері:

1. құрастырушы (іс қағаздарын жүргізуші, сот отырысының хатшысы);
2. мұрағат үшін жауапты адам қол қояды.

Жоғарғы Сотта тиісті құрылымдық бөлімшенің басшысы бекітеді.

Мұрағатқа түскен әрбір іс (наряд) үшін жеке (реттік) мұрағат нөмірі бекітіледі, ол істердің (нарядтардың) жылдық тізімдемесіне сәйкес беріледі.

Түскен істер (нарядтар)кейін бумаларға қалыптастырылады, олар әрбір тізімдеме шегінде реттік нөмірлермен нөмірленеді. Бумалардың жуандығы 30 сантиметрден аспауға тиіс.

Істердің (нарядтардың) әрбір бумасына мұрағат деректемелері (қордың, тізімдеменің, буманың, істер (нарядтар) индексінің нөмірлері және олардың тақырыбы) бар бирка тағылады. 

Мұрағатқа түскен, тұрақты және уақытша (10 жылдан астам)сақтау мерзіміндегі ұйымдық-өкімдік құжаттама істеріне (нарядтарына)мұқабаның сол жақ жоғары бұрышында «мұрағаттық шифр» деген мөртаңба қойылады, онда кейін жарыққа өшпейтін сиямен және анық жазумен мұрағат деректемелері (қордың нөмірі, тізімдеменің нөмірі, істің (нарядтың) тізімдеме бойынша нөмірі және буманың нөмірі) қойылады.

Одан әрі олар құжаттардың түсуін және кетуін есепке алу кітабында осы Қағидаға 7-қосымшаға сәйкес тіркеледі.

Мұрағатқа түскен, тұрақты және уақытша (10 жылдан астам)сақтау мерзіміндегі қылмыстық, азаматтық істерде және әкімшілік құқық бұзушылықтар туралы істерде мұқабаның сол жақ жоғарғы бөлігінде «мұрағаттық шифр» деген мөртаңба қойылады, онда сиямен және анық қордың нөмірі, тізімдеменің нөмірі, істің (нарядтың) тізімдеме бойынша нөмірі және буманың нөмірі қойылады.

Одан кейін олар әліпбилік көрсеткіште немесе карточкада (электрондық) тіркеледі, онда мынадай бағандар болады:

1) қылмыстық істер бойынша – тергеу нөмірі және істің соттағы нөмірі, сотталған адамныңтегі, аты, әкесінің аты, Қазақстан Республикасы Қылмыстық кодексінің тиісті бабы, мұрағаттық нөмір және буманың нөмірі, жойылған күні.

2) азаматтық істер – істің соттағы нөмірі, жауапкердің тегі, аты, әкесінің аты, талаптың мәні, мұрағаттық нөмір және бума нөмірі, жойылған күні.

3) әкімшілік құқық бұзушылықтар туралы істер бойынша – істің соттағы нөмірі, құқық бұзушының тегі, аты, әкесінің аты, Қазақстан Республикасы ӘҚБтК-нің тиісті бабы, мұрағаттық нөмір және бума нөмірі, жойылған күні.

Мұрағатқа түскен, тұрақты және уақытша (10 жылдан астам)сақтау мерзіміндегі іс жүргізулерініңмұқабаларына да «мұрағаттық шифр» деген мөртаңба қойылады, онда сиямен және мұрағаттықнөмір және буманың нөмірі қойылады.

Одан әрі олар мұрағатқа түскен құжаттарды есепке алу кітабында және/немесе әліпбилік көрсеткіште тіркеледі, онда мынадай бағандар болады:

1) борышкер – жеке тұлғаның тегі, аты әкесінің аты немесе заңды тұлғаның ресми атауы;

2) талаптың мәні;

3) тіркеу нөмірі;

4) мұрағаттық нөмір және мұрағаттық буманың нөмірі;

5) жойылған күні.

Мұрағаттан қылмыстық, азаматтық істер және әкімшілік құқық бұзушылықтар туралы істер, іс жүргізулер, нарядтар және басқа да құжаттар жоғары тұрған соттың немесе заңмен істерді сұратып алу құқығы берілген мемлекеттік органның жазбаша сұрауының негізінде ұйым (мекеме) басшысының (сот (алқа) төрағасының, басшының (орынбасардың) бұрыштамасы бойынша берілуі мүмкін.

Істерді (нарядтарды), іс жүргізулерді және басқа да құжаттарды жіберу туралы ілеспе хаттар қайтарылғанша дейін бақылау папкасында сақталады.

Қайтарылғаннан кейін ілеспе хаттар тиісті құжаттарға тіркеледі.

Істі (нарядты), іс жүргізуді беру және қайтару туралы белгі арнайы журналда (электрондық карточкада) қойылады, оның бағандарында мыналар көрсетіледі:

1) істің(нарядтың)нөмірі (индексі);

2) істің(нарядтың)мұрағаттық  нөмірі және мұрағаттық буманың нөмірі;

3) сотталған адамның, құқық бұзушының тегі, аты, әкесінің аты, талапкер мен жауапкердің атауы;

4) парақ саны(істің (нарядтың) тізімдемесі бойынша);

5) беру (жіберу)күні;

6) кімге берілді;

7) сұраудың тіркеу нөмірі және күні;

8) берудің мақсаты;

9) істі (нарядты), іс жүргізуді алғандығы туралы қолы (ТАӘ) немесе поштамен жөнелтудің нөмірі (түбіртектің нөмірі және пошта бөлімшесінің нөмірі);

10) істі қайтару күні және кім қабылдады (ТАӘ).

Судьялар Одағының мүшесі

аудандық соттың бас маманы                                                       Б.Исағабылов